Właściciele i menadżerowie nieustannie poszukują sposobów na unowocześnienie i zwiększenie efektywności firm, biur czy zakładów produkcyjnych. Fundamentalnym aspektem jest zachowanie w nich porządku oraz bezpieczeństwa. Standaryzacja tych podstawowych kwestii otwiera drzwi do wszelkich dalszych udoskonaleń i wykorzystania nowych metod zarządzania w celu poprawy wydajności i obniżenia kosztów działalności. Coraz większą popularność zdobywa koncepcja lean management bazująca na racjonalizacji zadań dotyczących nadzorowania personelem i majątkiem firmy oraz optymalizacji jej pracy.

To proces dostosowywania warunków gospodarowania do tych panujących aktualnie na rynku z uwzględnieniem elastyczności struktury organizacyjnej, zwiększenia liczby szkoleń, wyodrębnienia mniejszych zespołów oraz podziału odpowiedzialności. Nadrzędną ideą jest uproszczenie procesów i ograniczenie wydatków przy jednoczesnym wzroście jakości pracy oraz świadczonych usług. W zakresie lean management wyodrębnia się jedną szczególną metodę określaną mianem 5S. Na czym polega i jakie korzyści przynosi przedsiębiorstwom?

Czym jest metoda 5S?

Japonia to kraj nie tylko wysoce rozwinięty, ale również doskonale zorganizowany. To tam narodziła się filozofia kaizen, której głównym założeniem jest potrzeba ciągłego rozwoju i doskonalenia metodą małych kroków. Na niej opiera się zarówno lean management, jak i zasada 5S. To skrót pochodzący od nazw pięciu etapów optymalizacji miejsca pracy. Wymyślono go w Japonii po drugiej wojnie światowej, a obecnie jest stosowany w przedsiębiorstwach na całym świecie. Porządek i dyscyplina w zakładach powinny być wprowadzone w pięciu krokach.

1. Seiri – Sortowanie – polega na odpowiednim przygotowaniu stanowiska pracy tak, aby znajdowały się tam jedynie niezbędne i sprawne narzędzia oraz produkty. Wadliwe artykuły często oznacza się za pomocą czerwonej kartki i usuwa z zakładu. Gotowe wyroby i nadwyżki produkcyjne należy przekazywać do innych działów, aby zapewnić funkcjonalną przestrzeń roboczą.
2. Seiton – Systematyka – drugi filar stanowi grupowanie, znakowanie oraz odpowiednie ułożenie wszystkich przedmiotów według wyszczególnionych grup. Należy też kierować się częstotliwością stosowania oraz ergonomią. Przestrzega się zasady, że wszystkie potrzebne elementy powinny się znajdować w zakładzie i być łatwo dostępne dla personelu. Równie przydatną praktyką jest używanie symboli i etykiet oraz wyznaczenie ciągów komunikacyjnych.
3. Seiso – Sprzątanie – utrzymanie czystości jest zasadniczym aspektem w każdym miejscu pracy. Aby lepiej zorganizować pracę, warto przygotować plan sprzątania uwzględniający poszczególnych pracowników i rewiry, za które odpowiadają. Porządek zmniejsza ryzyko wypadków oraz ułatwia wykrycie usterek. Porządkowanie odbywa się na dwa sposoby: fizyczny (zamiatanie, czyszczenie chemiczne itp.) oraz wizualny (wprowadzenie ładu i przejrzystości, identyfikacja i eliminacja źródeł zanieczyszczeń). Taki schemat wzmaga w pracownikach poczucie odpowiedzialności za swoje miejsce pracy.
4. Seiketsu – Standaryzacja – czyli działania prowadzące do ustalenia norm i zasad. Wiąże się to z opracowaniem harmonogramów, stworzeniem etykiet, instrukcji czy list kontrolnych. Ma to na celu osiągnięcie powtarzalności procesów. Przestrzeganie procedur często jest weryfikowane przez wewnętrzne audyty.
5. Shitsuke – Samodyscyplina – czyli podporządkowanie regułom i poprawne wykonywanie obowiązków bez konieczności nadzoru kierowników, którzy są w większym stopniu liderami. Duże znaczenie ma postawa samych pracowników: zaangażowanie, chęć rozwoju, uczestnictwo w szkoleniach oraz dobra komunikacja. Z kolei zarządzający firmą powinni zwracać uwagę na korzyści płynące z wdrażanych usprawnień.

Zalety wdrożenia metody 5S w zakładach przemysłowych

W zakładach produkcyjnych najczęściej znajdują się dziesiątki, a nawet setki stanowisk pracy. Wprowadzenie reguł 5S zapewni wzrost wydajności, maksymalizację produktywnego wykorzystania czasu oraz uporządkowanie miejsc pracy. To jedynie początek korzyści płynących z zastosowania tego systemu. Należą do nich jeszcze m.in.:

• ograniczenie przestojów,
• poprawa jakości wyrobów,
• zmniejszenie ilości odpadów,
• ergonomiczne wykorzystanie przestrzeni,
• polepszenie komunikacji w firmie,
• reorganizacja stanowisk roboczych,
• poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy,
• wzrost zadowolenia pracowników,
• większy porządek, przejrzystość i logika pracy,
• obniżenie kosztów i lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich,
• poprawa wizerunku firmy,
• rozwój przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Wdrażanie nowych standardów oraz poprawa organizacji miejsca pracy według sprawdzonych reguł 5S może być receptą na wzrost wydajności produkcji i rozwój przedsiębiorstwa. To właściwe zarządzanie procesami logistycznymi jest kluczem do sukcesu. Zmiany wymagają jednak pełnego zaangażowania wszystkich zatrudnionych: pracowników, liderów oraz kierownictwa. Przestrzeganie zasad powinno wynikać z własnej chęci i stać się nawykiem, przy czym konieczne są również wewnętrzne audyty regularnie weryfikujące prawidłowość postępowania. Dzięki metodzie 5S można stworzyć doskonale zorganizowany zakład przemysłowy, który stawiając na przestrzeganie przepisów BHP oraz standaryzację procedur operacyjnych, jest w stanie sukcesywnie się rozwijać. Tworzy się w ten sposób przyjazne środowisko pracy dla personelu oraz buduje pozytywny wizerunek firmy na rynku.